Guide d'utilisation DeviX — prendre en main l'application

DeviX est conçu pour les indépendants, TPE et PME qui veulent centraliser devis, facturation, missions terrain et suivi des encaissements. Ce guide décrit le parcours type, de la première connexion au paiement en ligne par le client.

1. Configurer votre compte

Rendez-vous dans Compte pour renseigner votre identité professionnelle : raison sociale, adresse, SIRET, TVA le cas échéant. Ajoutez votre logo : il apparaîtra sur les PDF de devis et factures. Vous pouvez aussi enregistrer un ou plusieurs comptes bancaires (IBAN/BIC) pour les afficher sur vos documents. L'onglet Personnalisation PDF regroupe le modèle de document, l'acompte par défaut, vos réseaux sociaux et vos certifications (voir section suivante).

2. Personnaliser vos PDF et vos certifications

Dans Compte → Personnalisation PDF, choisissez le modèle de devis et factures (classique, atelier, éditorial, artisan) et prévisualisez-le avant enregistrement. Définissez un acompte par défaut : il sera pré-rempli à chaque nouveau devis. Renseignez vos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, TikTok, Snapchat) pour les afficher sur vos PDF.

La section Certifications & qualifications permet de mettre en avant vos labels et qualifications (RGE, Qualibat, Qualiopi, ISO…). Sélectionnez votre domaine d'activité, cochez les certifications qui vous concernent, indiquez le numéro et la date de validité si nécessaire, puis choisissez si chaque certification doit apparaître sur vos PDF. Un bloc « Qualifications et certifications » est alors inséré automatiquement sur vos devis et factures, avant les conditions de paiement.

• Cinq domaines disponibles : Artisanat & BTP, Digital & Tech, Conseil & Services, Créatif & Événementiel, Bien-être & Santé
• Affichage PDF activable certification par certification
• Configurable dès l'onboarding (étape optionnelle) ou à tout moment dans Compte
• Idéal pour rassurer les clients sur vos qualifications réglementaires ou sectorielles

3. Constituer votre catalogue

Dans Catalogue, créez vos prestations et produits (services, forfaits, options, fournitures…) avec un prix unitaire et un mode de quantité adapté à votre activité (à l'unité, à l'heure, forfait, etc.). Regroupez-les en Packs pour proposer des offres types réutilisables : formule standard, intervention complète, pack découverte… Lors de la création d'un devis, ajoutez des lignes depuis le catalogue ou saisissez des lignes libres pour les besoins ponctuels.

4. Créer un devis

Depuis Devis, cliquez sur Nouveau devis. Donnez-lui un nom, sélectionnez ou créez un client, renseignez la date de la prestation, puis indiquez la quantité de référence (participants, unités, heures selon votre activité) : elle pré-remplit les quantités des lignes hors forfaits. Ajoutez vos prestations, ajustez remises et acompte si besoin. À l'enregistrement, le devis est en brouillon : vous pouvez le compléter avant envoi.

• Choisissez un thème PDF (classique, atelier, éditorial) dans les paramètres du devis
• Le SIRET figure automatiquement sur le PDF s'il est renseigné dans votre compte
• Le calendrier liste les dates de prestation des devis acceptés

5. Envoyer et faire signer

Depuis la fiche devis, générez le PDF, envoyez-le par email au client ou copiez le lien de signature. Le client ouvre une page publique sécurisée, consulte le devis et signe électroniquement. Le statut passe à accepté ; le PDF signé est archivé. Vous pouvez aussi marquer manuellement les statuts (envoyé, refusé, expiré…) selon votre suivi commercial.

6. Facturer depuis le devis accepté

Une fois le devis accepté, créez une facture depuis la fiche devis ou la section Factures. Client, lignes et montants sont repris automatiquement. Vous pouvez émettre une facture d'acompte (FA) puis la facture de solde, ou une facture unique. Les avoirs permettent de corriger ou annuler une facture déjà émise, dans le respect des règles comptables.

7. Planifier vos missions

Lorsqu'un devis est accepté, vous pouvez créer une mission depuis la fiche devis : la date, le client et l'adresse de prestation sont repris automatiquement. Dans Missions, consultez la liste ou la carte du jour, modifiez le statut (planifiée, en cours, terminée, annulée) et ajoutez des notes internes. Dans Équipe, enregistrez vos collaborateurs puis assignez-les à chaque mission : ils apparaissent sur la carte et dans la fiche mission. Le calendrier propose aussi une vue carte des missions d'une date donnée, avec itinéraire optimisé si vous enchaînez plusieurs adresses.

• Création de mission depuis un devis accepté ou avec acompte payé
• Carte des interventions et géolocalisation des adresses
• Assignation d'un ou plusieurs employés par mission
• Itinéraire optimisé (Google Maps, Waze, Apple Plans)

8. Encaisser les paiements

Enregistrez les virements ou chèques manuellement sur la fiche facture. Avec l'offre Pro et Stripe Connect activé, générez un lien de paiement en ligne : le client règle par carte ; l'encaissement est tracé et le statut de la facture se met à jour. Vous pouvez cibler l'acompte, le solde ou un montant personnalisé. La page Paiements centralise l'historique des encaissements.

9. Clients, statistiques et exports

La fiche Clients regroupe vos contacts réutilisables sur devis et factures. Les Statistiques (offre Pro) affichent chiffre d'affaires, créances, retards et encaissements sur 12 mois. Des exports comptables sont disponibles pour votre expert-comptable.

10. Abonnement et période d'essai

DeviX propose plusieurs formules (Lancement, Basic, Pro) avec des limites adaptées (catalogue, facturation, paiements en ligne, statistiques). Pendant l'essai gratuit, explorez l'application ; souscrivez depuis Abonnement avant la fin de la période pour conserver l'accès à vos données.

11. Support client intégré

Depuis le menu Support, ouvrez un ticket en choisissant une catégorie (factures, devis, abonnement, paiements, bug…), un sujet et votre message. L'équipe DeviX reçoit une notification et vous répond dans le fil de conversation. Consultez l'historique de vos tickets, filtrez par statut et fermez le ticket une fois votre demande résolue.

• Catégories : factures, devis, abonnement, facturation électronique, bug, autre…
• Statuts : nouveau, en cours, votre réponse attendue, résolu, fermé
• Conversation en fil avec messages client à droite et réponses support à gauche
• Accessible depuis le menu Support de l'application

En résumé

• Compte → logo, SIRET, coordonnées bancaires
• Personnalisation PDF → modèle, acompte, réseaux sociaux, certifications
• Catalogue → prestations et packs réutilisables
• Devis → brouillon, envoi, signature client
• Missions → carte, équipe, statuts terrain
• Factures → acompte, solde, avoirs
• Paiements → manuels ou lien Stripe
• Statistiques → pilotage de l'activité
• Support → tickets catégorisés et réponses DeviX