Guide d'utilisation DeviX — prendre en main l'application

DeviX est conçu pour les indépendants, TPE et PME qui veulent centraliser devis, facturation, missions terrain et suivi des encaissements. Ce guide décrit le parcours type, de la première connexion au paiement en ligne par le client — y compris la synchronisation avec une boutique Shopify.

1. Configurer votre compte

Rendez-vous dans Compte pour renseigner votre identité professionnelle : raison sociale, adresse, SIRET, TVA le cas échéant. Ajoutez votre logo : il apparaîtra sur les PDF de devis et factures. Vous pouvez aussi enregistrer un ou plusieurs comptes bancaires (IBAN/BIC) pour les afficher sur vos documents. L'onglet Personnalisation PDF regroupe le modèle de document, l'acompte par défaut, vos réseaux sociaux et vos certifications (voir section suivante).

2. Personnaliser vos PDF et vos certifications

Dans Compte → Personnalisation PDF, choisissez le modèle de devis et factures (classique, atelier, éditorial, artisan) et prévisualisez-le avant enregistrement. Définissez un acompte par défaut : il sera pré-rempli à chaque nouveau devis. Renseignez vos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, TikTok, Snapchat) pour les afficher sur vos PDF.

La section Certifications & qualifications permet de mettre en avant vos labels et qualifications (RGE, Qualibat, Qualiopi, ISO…). Sélectionnez votre domaine d'activité, cochez les certifications qui vous concernent, indiquez le numéro et la date de validité si nécessaire, puis choisissez si chaque certification doit apparaître sur vos PDF. Un bloc « Qualifications et certifications » est alors inséré automatiquement sur vos devis et factures, avant les conditions de paiement.

• Cinq domaines disponibles : Artisanat & BTP, Digital & Tech, Conseil & Services, Créatif & Événementiel, Bien-être & Santé
• Affichage PDF activable certification par certification
• Configurable dès l'onboarding (étape optionnelle) ou à tout moment dans Compte
• Idéal pour rassurer les clients sur vos qualifications réglementaires ou sectorielles

3. Constituer votre catalogue

Dans Catalogue, créez vos prestations et produits (services, forfaits, options, fournitures…) avec un prix unitaire et un mode de quantité adapté à votre activité (à l'unité, à l'heure, forfait, etc.). Regroupez-les en Packs pour proposer des offres types réutilisables : formule standard, intervention complète, pack découverte… Lors de la création d'un devis, ajoutez des lignes depuis le catalogue ou saisissez des lignes libres pour les besoins ponctuels.

4. Créer un devis

Depuis Devis, cliquez sur Nouveau devis. Donnez-lui un nom, sélectionnez ou créez un client, renseignez la date de la prestation, puis indiquez la quantité de référence (participants, unités, heures selon votre activité) : elle pré-remplit les quantités des lignes hors forfaits. Ajoutez vos prestations, ajustez remises et acompte si besoin. À l'enregistrement, le devis est en brouillon : vous pouvez le compléter avant envoi.

• Choisissez un thème PDF (classique, atelier, éditorial) dans les paramètres du devis
• Le SIRET figure automatiquement sur le PDF s'il est renseigné dans votre compte
• Le calendrier liste les dates de prestation des devis acceptés

5. Envoyer et faire signer

Depuis la fiche devis, générez le PDF, envoyez-le par email au client ou copiez le lien de signature. Le client ouvre une page publique sécurisée, consulte le devis et signe électroniquement. Le statut passe à accepté ; le PDF signé est archivé. Vous pouvez aussi marquer manuellement les statuts (envoyé, refusé, expiré…) selon votre suivi commercial.

6. Facturer depuis le devis accepté

Une fois le devis accepté, créez une facture depuis la fiche devis ou la section Factures. Client, lignes et montants sont repris automatiquement. Vous pouvez émettre une facture d'acompte (FA) puis la facture de solde, ou une facture unique. Les avoirs permettent de corriger ou annuler une facture déjà émise, dans le respect des règles comptables.

7. Suivre vos missions

Lorsqu'un devis est accepté (ou l'acompte est payé), créez une mission en un clic : client, date et adresse de prestation sont repris automatiquement. Chaque mission dispose d'une fiche centrale avec cinq onglets qui regroupent tout le cycle de la prestation — du planning terrain à la clôture administrative. Le module Missions est disponible sur les offres Pro et Lancement.

Dans Missions, consultez la liste ou la carte du jour, modifiez le statut (planifiée, en cours, terminée, annulée) et assignez un ou plusieurs membres de votre équipe. Le calendrier propose aussi une vue carte des missions d'une date donnée, avec itinéraire optimisé si vous enchaînez plusieurs adresses.

• Onglet Résumé : devis d'origine, factures, paiements, emails client et PV de réception
• Onglet Finances : achats, main-d'œuvre par collaborateur et marge vs montant chiffré
• Onglet Documents : photos de chantier et pièces jointes rattachées à la mission
• Onglet Notes : fil d'échanges internes horodaté pour l'équipe
• Onglet Carte : adresse géolocalisée, assignation et navigation (Google Maps, Waze, Apple Plans)
• PV de réception : création sur la mission, signature prestataire puis client en ligne, PDF archivé

8. Gérer votre équipe

La page Équipe centralise les personnes rattachées à votre compte DeviX. Cliquez sur Créer un utilisateur pour ouvrir le formulaire : civilité (M. ou Mme), prénom et nom (obligatoires), email et téléphone (facultatifs), type de contrat (CDI, CDD, CDIC, Intérim, Alternance, Apprenti), métier, taux horaire et adresse. Chaque rôle est accompagné d'une icône info qui détaille les droits associés.

Quatre rôles sont disponibles. Le Propriétaire est le titulaire du compte (abonnement, onboarding, changement d'email). L'Admin dispose d'un accès complet à l'application et peut créer ou gérer les utilisateurs, comme le propriétaire. Le Membre travaille au quotidien sur devis, factures, clients, missions et paiements, sans accès au compte, aux statistiques, à l'archive, aux avoirs ni à Shopify, et sans actions destructives (suppression, archivage). Le rôle Aucun accès enregistre une fiche personnel sans connexion possible : utile pour lister un collaborateur (contrat, taux horaire, assignation aux missions) qui n'utilise pas DeviX ; ce profil ne consomme pas de siège utilisateur.

• Création via le bouton Créer un utilisateur (plus de formulaire d'invitation en bas de page)
• Admin ou Membre avec email : invitation envoyée automatiquement par email
• Aucun accès : fiche créée immédiatement, sans email ni mot de passe
• Légende des rôles sous le titre avec icônes info pour consulter les droits
• Cartes utilisateur : rôle, statut, contrat, taux horaire, coordonnées
• Assignation des membres actifs aux missions (carte et fiche mission)

9. Encaisser les paiements

Enregistrez les virements ou chèques manuellement sur la fiche facture. Avec l'offre Pro et Stripe Connect activé, générez un lien de paiement en ligne : le client règle par carte ; l'encaissement est tracé et le statut de la facture se met à jour. Vous pouvez cibler l'acompte, le solde ou un montant personnalisé. La page Paiements centralise l'historique des encaissements.

10. Connecter Shopify (e-commerce)

Si vous vendez sur Shopify, le connecteur DeviX importe vos commandes payées et évite la double saisie entre votre boutique et votre facturation. L'intégration est incluse dans les formules payantes (Basic, Lancement, Pro) — pas sur le plan Free.

Activez l'intégration dans Compte → Shopify, puis connectez votre boutique en renseignant votre domaine myshopify.com (autorisation OAuth sécurisée). Les commandes payées apparaissent dans l'onglet Shopify du menu : vous y consultez la liste synchronisée et créez une facture en un clic — client, lignes et montant TTC sont pré-remplis. Le paiement Shopify peut être enregistré automatiquement sur la facture DeviX.

Lors d'un remboursement côté Shopify, la synchronisation permet d'émettre un avoir aligné sur le montant encaissé. Paramétrez l'envoi email de facture, la facturation électronique ou la synchronisation des remboursements depuis Compte → Shopify. Pour une vue d'ensemble du connecteur, consultez la page Intégration Shopify sur le site DeviX.

• Connexion OAuth depuis Compte → Shopify
• Import des commandes payées uniquement
• Facture pré-remplie depuis une commande importée
• Paiement Shopify rattaché à la facture DeviX
• Remboursements synchronisés → avoirs comptables
• Disponible sur Basic, Lancement et Pro

11. Clients, statistiques et exports

La fiche Clients regroupe vos contacts réutilisables sur devis et factures. Les Statistiques (offre Pro) affichent chiffre d'affaires, créances, retards et encaissements sur 12 mois. Des exports comptables sont disponibles pour votre expert-comptable.

12. Abonnement et période d'essai

DeviX propose plusieurs formules (Lancement, Basic, Pro) avec des limites adaptées (catalogue, facturation, paiements en ligne, statistiques). Pendant l'essai gratuit, explorez l'application ; souscrivez depuis Abonnement avant la fin de la période pour conserver l'accès à vos données.

13. Support client intégré

Depuis le menu Support, ouvrez un ticket en choisissant une catégorie (factures, devis, abonnement, paiements, bug…), un sujet et votre message. L'équipe DeviX reçoit une notification et vous répond dans le fil de conversation. Consultez l'historique de vos tickets, filtrez par statut et fermez le ticket une fois votre demande résolue.

• Catégories : factures, devis, abonnement, facturation électronique, Shopify, bug, autre…
• Statuts : nouveau, en cours, votre réponse attendue, résolu, fermé
• Conversation en fil avec messages client à droite et réponses support à gauche
• Accessible depuis le menu Support de l'application

En résumé

• Compte → logo, SIRET, coordonnées bancaires
• Personnalisation PDF → modèle, acompte, réseaux sociaux, certifications
• Catalogue → prestations et packs réutilisables
• Devis → brouillon, envoi, signature client
• Missions → fiche complète (résumé, finances, documents, notes, carte), PV de réception
• Équipe → rôles, contrats, fiches sans accès, invitations
• Factures → acompte, solde, avoirs
• Shopify → commandes importées, factures et remboursements
• Paiements → manuels ou lien Stripe
• Statistiques → pilotage de l'activité
• Support → tickets catégorisés et réponses DeviX